Si hay algo complejo y costoso en tiempo y recursos es la asignación de prácticas de alumnos a las prácticas curriculares en función de la nota y de las distintas preferencias por orden del estudiante. Los beneficios de este proceso de asignación automática de prácticas por ranking incluyen la eficiencia en la asignación, la equidad en la selección basada en criterios objetivos y la optimización de los recursos disponibles.
El proceso de asignación automática de prácticas por ranking es un sistema utilizado en la gestión de prácticas donde se asignan automáticamente a los estudiantes a las empresas o instituciones disponibles en función de un ranking establecido previamente.
Generalmente, los criterios que se establecen como criterios de ranking, son la nota del expediente académico, titulación y orden de preferencias sobre las empresas que ofrecen una oferta de prácticas.
Este proceso sigue los siguientes pasos:
- Carga previa de datos académicos de los estudiantes: Se cargan de forma automática los datos de los estudiantes interesados en realizar prácticas curriculares, como su perfil académico y nota.
- Carga de ofertas de las empresas: Ofertas de prácticas.
- Ordenación automática de puntuación de los estudiantes: Cada estudiante cuenta con una nota de expediente en una titulación específica que es la base inicial de los criterios definidos. Esta puntuación determinará su posición en el ranking.
- Identificación de empresas e instituciones: Se identifican las empresas o instituciones que ofrecen prácticas y se establecen los requisitos y condiciones para cada una.
- Selección de orden de ofertas disponibles por parte de los estudiantes.
- Asignación automática: Utilizando el ranking y los requisitos de las empresas, se realiza la asignación automática de prácticas. Los estudiantes con la puntuación más alta tendrán prioridad y serán asignados a las empresas que mejor se ajusten a su perfil en tiempo real. La elección de una posición y confirmación de la plaza recalcula la posición relativa del resto de los estudiantes.
- Comunicación de asignaciones: Se lanzan notificaciones automáticas a los estudiantes sobre la asignación automática de prácticas, proporcionando detalles sobre la empresa, periodo de prácticas y otros detalles relevantes.
- Gestión de cambios y ajustes: En caso de que un estudiante rechace una asignación o surjan cambios en las empresas, se realizan ajustes automáticos en el proceso de asignación para asegurar que todos los estudiantes sean ubicados en prácticas adecuadas.
- Algoritmos avanzados: En todo momento los gestores de la plataforma tienen información e informe en tiempo real de estudiantes que no han seleccionado plaza, plazas libres y cualquier información sobre la situación del 100% del proceso. Estos procesos se pueden lanzar tantas veces como sea necesario para futuros ajustes en función de escenarios específicos de los estudiantes, así como de empresas.
Hay que señalar que todo el proceso deja trazabilidad en el sistema a fin de garantizar al 100% la fiabilidad y cumplimiento de los criterios de asignación.
La tecnología de nuestras plataformas es disruptiva con algoritmos que garantizan la fiabilidad y validez de los procesos de asignación y la trazabilidad de los datos
Entre los principales beneficios de tener automatizados los procesos de asignación de prácticas por ranking automático son los siguientes:
- Eficiencia: La automatización del proceso permite realizar asignaciones de manera más rápida y eficiente, evitando la necesidad de realizar asignaciones manuales y ahorrando tiempo y recursos.
- Equidad: Al utilizar un sistema de ranking basado en criterios objetivos, se garantiza una asignación equitativa y justa de las prácticas. Todos los estudiantes son asignados de manera imparcial y se asignan en función de su posición en el ranking, sin sesgos o preferencias subjetivas.
- Optimización de recursos: El sistema automático de asignación permite optimizar los recursos disponibles, asegurando que los estudiantes sean ubicados en las prácticas que mejor se ajusten a su perfil y necesidades. Esto evita asignaciones inadecuadas y maximiza el aprovechamiento de las oportunidades de prácticas disponibles.
- Transparencia, fiabilidad y validez: Al utilizar un proceso automatizado, se proporciona la transparencia en la asignación de prácticas. Los estudiantes pueden comprender cómo se realiza la asignación y qué criterios se utilizan, lo que favorece la confianza en el proceso y elimina posibles dudas o percepciones de favoritismo.
- Agilidad en los ajustes: En caso de que surjan cambios en las empresas o en las preferencias de los estudiantes, el sistema automatizado permite realizar ajustes rápidos y precisos en las asignaciones. Esto facilita la gestión de cambios y garantiza que los estudiantes sean ubicados en prácticas adecuadas en todo momento.
La automatización de los procesos es un ejemplo más de cómo la tecnología favorece la eficiencia organizativa de los departamentos de prácticas y salidas profesionales de las Universidades.
La asignación de prácticas por ranking automático proporciona eficiencia, equidad, optimización de recursos, transparencia y agilidad en la gestión de las asignaciones. Estos beneficios contribuyen a una mejor experiencia tanto para los estudiantes como para las empresas involucradas en el programa de prácticas.
Equipo Hubtrick
