La gestión de prácticas curriculares y extracurriculares requiere de un gran esfuerzo de gestión y administración documental, de convenios, análisis y asignación de plazas disponibles, recogida de firmas, archivo, evaluaciones de las prácticas, entrega y recepción de documentos. ¿Te imaginas automatizar todo el proceso y dedicarte a gestionar aspectos de valor en la relación con las empresas y los estudiantes?
¿Qué es Hubtrick Universidades?
Somos una empresa con un producto SaaS, cloud, multiplataforma y multiidioma especializada en todo lo referente a la gestión de prácticas curriculares, extracurriculares y empleo dentro del ámbito educativo, de forma específica en Universidades.
Conocemos perfectamente los procesos de gestión de prácticas y todo lo que hace referencia a la gestión de estas, a saber, desde la generación automática de convenios y firma digital hasta el cierre de la práctica, con todos los cambios de estado que suceden en función de la situación de la misma.
Trabajamos para Universidades públicas y Universidades privadas, con todas las particularidades de cada perfil, creando modelos automatizados de los diferentes flujos de procesos, del workflow que siguen en función de las características de la Universidad y su modelo de gestión.
Tenemos parametrizados diferentes flujos de procesos que responden a modelos diferentes de trabajo, puesto que no todas las universidades trabajan de forma similar. Cada Universidad tiene un ámbito de aplicación y servicios que ofrece a sus alumnos y exalumnos de forma diferencial.
La gestión de las prácticas y el primer empleo son un elemento muy importante para los estudiantes y futuros profesionales.
¿Cuáles son los principales problemas en la gestión de las prácticas Universitarias?
Las Universidades y centros educativos que tienen la obligación de gestionar prácticas se enfrentan a un desafío de gestión mucho más importante de lo que parece y con algunas diferencias si el ámbito es público o privado, así como de la orientación cliente y reconocimiento de marca que representa este proceso de gestión.
Algunos de los principales problemas que enfrentan las universidades en la gestión de las prácticas son:
- Sobrecarga administrativa y alto consumo de recursos humanos: las exigencias normativas y legales vinculadas a la gestión de las prácticas, hacen de ellas un proceso tedioso y con una carga administrativa de un alto coste, además de no garantizar la trazabilidad y fiabilidad en tiempo real de todos los procesos.
- Falta de coordinación: la falta de coordinación entre los diferentes departamentos universitarios que intervienen en la gestión de las prácticas, como los departamentos académicos, de empleo y prácticas, puede generar problemas en el proceso de selección, asignación y seguimiento de los estudiantes.
- Problemas de comunicación: la comunicación entre los estudiantes, las empresas colaboradoras y los departamentos universitarios a menudo puede ser problemática, lo que puede llevar a retrasos en el proceso de selección, asignación y seguimiento.
- Ausencia o falta de recursos y herramientas de gestión: las limitaciones en el acceso a herramientas avanzadas y de recursos para la gestión adecuada, como sistemas de información. La carencia de software específicos para la gestión de prácticas, puede dificultar la tarea de los departamentos universitarios encargados de la gestión de las prácticas.
- Falta o dificultad de seguimiento y evaluación: los problemas de seguimiento y evaluación de las prácticas puede llevar a una baja calidad en la formación y aprendizaje de los estudiantes, así como a una falta de mejora continua en el programa de prácticas.
- Problemas en el control de la equidad y justicia en la asignación de las prácticas: la asignación de prácticas puede ser inequitativa y no representar la diversidad de los estudiantes, lo que puede ser un problema en términos de igualdad de oportunidades.
- Cumplimiento normativo: las universidades deben cumplir con una serie de regulaciones y normativas relacionadas con las prácticas, lo que puede ser una tarea complicada si no se cuenta con los recursos y conocimientos necesarios. Cada vez más la trazabilidad y fiabilidad de los procesos es más determinante. El cumplimiento de las exigencias legales son claves.
- Insuficiente oferta de empresas colaboradoras: la escasez de empresas que ofrezcan prácticas a los estudiantes puede dificultar la tarea de encontrar oportunidades de aprendizaje de calidad y relevantes para su carrera.
Estas son algunas de las problemáticas asociadas a la gestión de prácticas de un centro educativo. En algunos casos, esta dificultad lleva a determinados centros educativos a renunciar a crecer por la problemática que lleva asociada la gestión eficiente de las prácticas.
No podemos olvidar la importancia estratégica que tiene para un centro universitario una buena gestión de las prácticas, sean curriculares o extracurriculares, tanto para el estudiante como para la empresa colaboradora.
¿Qué problemas resolvemos?
Como hemos señalado anteriormente, estamos especializados en la automatización y digitalización de los procesos vinculados a la gestión de prácticas y empleo.
La solución a los problemas se apoya en una plataforma tecnológica que tiene los flujos de trabajo parametrizable en relación con todos los procesos de gestión de prácticas y empleo.
Esto representa un concepto “cero papeles”, una integración de todos los sistemas de información en base de datos única, en donde ya están definidos los diferentes roles que interactúan en la gestión, desde los roles académicos como son los administradores del centro universitario, tutores de prácticas, estudiantes, etc. a los roles vinculados a la empresa como es el ejemplo de los tutores de empresa, firmantes autorizados, etc.
¿Qué procesos resolvemos? Automatizamos desde la generación del convenio hasta el cierre de la práctica. Hemos creado una herramienta de automatización de procesos como pueden ser, entre otros:
Procesos de Registro
- Proceso del registro de estudiantes / candidato
- Proceso del registro de empresa
- Proceso del registro de Centro Universitario
- Proceso de recuperación de contraseña
Proceso de gestión de Roles
- Definición de roles empresa
- Definición de roles Centro Universitario
- Autorizaciones vinculadas a los roles
- Gestión documental
Proceso de definición de autorizaciones y generación de convenios
- Definición de autorizaciones empresa
- Definición de autorizaciones Centro Universitario
- Definición de autorizaciones
- Generación de convenios
- Firma digital con opción de diferentes tipologías de firma
- Gestión documental
Planes Formativos de prácticas curriculares y extracurriculares
- Confirmación del proceso
- Creación de Planes Formativos
- Creación de los contenidos Plan Formativo
- Sistema de evaluaciones: único o diferentes evaluaciones
- Contenido de evaluación.
- Seguimiento de la práctica vincula al Plan Formativo
- Informe de seguimiento de las prácticas
- Gestión documental
Automatismos
- Sistema automático de matching entre ofertas, usuarios y empresas
- Sistema de notificaciones con más de 200 notificaciones
- Generación de documentos
- Informes analíticos avanzados
Gestión de oferta de Prácticas
- Confirmación del proceso
- Crear la oferta de prácticas
- Selección de criterios de preselección
- Publicar oferta
- Proceso de inscripción a la oferta de prácticas
- Proceso de selección de usuarios
- Comunicaciones en función del proceso
- Gestión documental
Gestión de oferta primer Empleo
- Confirmación del proceso
- Crear la oferta de empleo
- Selección de criterios de preselección
- Publicar oferta de empleo
- Proceso de inscripción a la oferta de empleo
- Proceso de selección de usuarios
- Comunicaciones en función del proceso
- Gestión documental
La gran diferencia: estar digitalizado o no
En un contexto en el que los costes de gestión, la fiabilidad del tratamiento de la información, así como el acceso en tiempo real a los mismos, determina la eficacia y eficiencia de la relación con los alumnos y las empresas.
La adaptación de los equipos actuales a este cambio, es algo que también hay que tener muy presente, habida cuenta de que representa un cambio significativo en la función a desempeñar, pasar de actividades que aportan un valor limitado a reposicionarse en actividades de valor para alumnos, exalumnos y empresas.
Un proceso de automatización puede reducir los costes por ineficiencia en más de un 50% en relación con una gestión manual, con un alto riesgo de errores, ausencia de acceso en tiempo real a la información, entre otras.
Esto en lo referente a aspectos de gestión administrativa, pero si hay algo que es importante es el grado de satisfacción y percepción que tiene el alumno como la empresa.
Estamos en un mundo globalizado, en donde la automatización de los procesos está marcando la diferencia entre unas organizaciones y otras.
